2.1 Cuentas paralelas

SAP lleva recomendando el uso de libros paralelos desde la introducción del nuevo libro mayor en 2005 sin embargo, muchas organizaciones han seguido utilizando únicamente el libro mayor principal (libro 0L) y cumplen sus requisitos de contabilidad paralela identificando la finalidad de sus distintas cuentas de mayor mediante un prefijo (primer dígito) o un sufijo (último dígito). La Figura 2.1 muestra un ejemplo sencillo de este enfoque en el que el prefijo I identifica las cuentas específicas de IFRS, y el prefijo L identifica las cuentas específicas de GAAP locales. Las cuentas sin prefijo ni sufijo se consideran cuentas comunes (utilizadas por todos los principios contables).

Figura 2.1: Cuentas paralelas que utilizan prefijos como separadores

El reto con este enfoque es seleccionar las cuentas de mayor correctas para el propósito requerido. Sin embargo, todos los informes de Contabilidad Financiera se presentan utilizando una versión de estados financieros, por lo que se puede utilizar una versión de estados financieros diferente para agrupar las cuentas de mayor relevantes para cada país, incluyendo las cuentas específicas y las cuentas comunes para ofrecer una imagen completa para el propósito requerido.

La determinación automática de cuentas para movimientos de mercancías, ventas, etc., generalmente actualiza las cuentas comunes, pero encontrará que cuando se espera una diferencia, la cuenta de mayor puede establecerse con respecto al principio contable, así como las reglas de contabilización para la determinación de resultados, por ejemplo, referencia a un principio contable. Si elige este enfoque, entonces tiene sentido utilizar diferentes grupos de clases de coste dentro de sus ciclos de imputación y esquemas de liquidación para asegurarse de que el propósito de la imputación está claro en cada caso.

Sin embargo, el enfoque preferido no es trabajar con cuentas paralelas, sino utilizar el principio contable común para las transacciones comerciales en el libro mayor principal, y el principio contable local para las transacciones comerciales en un libro mayor adicional. Esto da lugar a un mayor número de registros de datos, ya que en lugar de registrar las operaciones comerciales en las cuentas comunes una sola vez, la misma operación (por ejemplo, la factura de un cliente) se registra en ambos libros mayores con un valor idéntico, mientras que las valoraciones específicas (por ejemplo, el ajuste de divisas) se actualizan en el libro mayor correspondiente.

Una de las preguntas más habituales en este contexto se refiere a la disponibilidad de herramientas de transición para pasar de un enfoque basado en cuentas a otro basado en libros mayores. Existe un servicio estándar en SAP ERP para realizar la migración dentro del nuevo libro mayor (escenario de migración 8), pero todavía no hay una herramienta dentro de SAP S/4HANA para migrar de una solución basada en cuentas a una solución basada en libros mayores. Es posible que tenga que recurrir a una solución de consultoría si ya ha realizado el cambio de SAP ERP a SAP S/4HANA y también ha mantenido su enfoque heredado basado en cuentas, porque la migración de SAP ERP a SAP S/4HANA no cambia la estructura del libro mayor existente, sino que simplemente fusiona las tablas de Contabilidad Financiera y las tablas de Control de Gestión Controlling en un único documento que luego se enriquece con dimensiones de informes derivadas, como centros de beneficio, áreas funcionales e interlocutores comerciales.

Otra fuente de confusión es la idea de un plan de cuentas local en contraste con un plan de cuentas corporativo, ya que muchos países tienen requisitos relativos a la numeración de las cuentas, etc. Por lo general, es más eficiente para las organizaciones internacionales utilizar un plan de cuentas común para garantizar que todas las filiales «hablan el mismo idioma» cuando registran sus transacciones comerciales, y utilizar el campo Cuenta alternativa en los datos maestros de la cuenta de mayor para cumplir con los requisitos locales de presentación de informes. A menudo, en las implementaciones heredadas, se tiende a sobrecargar la cuenta añadiendo constantemente demasiada información para gestionar los nuevos requisitos, cuando lo que se necesita es una columna vertebral contable sólida con un propósito claro. Cuando se trabaja con Contabilidad Paralela Universal—Universal Parallel Accounting, el propósito se captura a través del libro mayor.