Praxishandbuch SAP-Zahllauf

2.1 Allgemeine Informationen

Im SAP-System stehen Ihnen zwei automatische Zahlprogramme für die Durchführung von ausgehenden Zahlungen zur Verfügung. Zunächst haben Sie die Möglichkeit, das sogenannte Standard-Zahlprogramm (Transaktion F110) zu verwenden. Dieses selektiert die zu zahlenden Positionen nach den offenen Posten bei Kreditoren und Debitoren.

Die zweite Variante für die Erstellung automatisch ausgehender Zahlungen ist das Zahlprogramm für Zahlungsanordnungen (Transaktion F111). Dieses selektiert die zu bezahlenden Beträge nicht nach offenen Posten, sondern nach sogenannten Zahlungsanordnungen, die Sie zunächst im System erfassen müssen. In diesen Belegen können Sie einen fixen Geldbetrag unabhängig von offenen Posten definieren, der anschließend zur Auszahlung kommt. Das automatische Zahlprogramm für Zahlungsanordnungen prüft bei seiner Ausführung, ob ein derartiger Beleg existiert, und selektiert diesen. Interessant ist hierbei, dass Sie diese Zahlungsanordnungen nicht nur für Debitoren und Kreditoren, sondern auch für Sachkonten erfassen können. Somit können Sie bspw. auch Geldtransfers zwischen zwei Hausbanken durchführen. Abbildung 2.1 bildet den Unterschied der beiden möglichen automatischen Zahlprogramme im SAP-System ab.

Abbildung 2.1: Unterscheidung der automatischen Zahlprogramme im SAP-System

Nach der Datenselektion ist der Prozessablauf in beiden Zahlprogrammen identisch. Zunächst führt das Programm diverse Prüfungen dahin gehend durch, ob der selektierte Beleg zur Zahlung kommen soll. Kriterien sind hier bspw. die Fälligkeit, welche durch die Zahlungsbedingung bzw. das Valutadatum berechnet wird. Zudem stellt sich die Frage, ob der vom automatischen Zahlprogramm gewünschte Zahlweg für den entsprechenden offenen Posten oder die Zahlungsanordnung überhaupt zugelassen ist.

Wenn alle diese Prüfungen erfolgreich durchlaufen sind, schlägt Ihnen das Zahlprogramm den Beleg zur Zahlung vor. Diesen können Sie nun noch nachbearbeiten. Sie können somit noch Zahlungen manuell ausschließen oder unter Umständen auch nachträglich aufnehmen. Erst nach diesem Schritt wird der abschließende Zahllauf ausgeführt. Abbildung 2.2 verdeutlicht diesen grundsätzlichen Prozessablauf der automatischen Zahlprogramme.

Abbildung 2.2: Prozessablauf der Zahlprogramme

Beide Zahlprogramme greifen auf dasselbe Customizing zu. Einzig die Kontenfindung sieht zwar ähnlich aus, basiert aber auf unterschiedlichen Tabellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 2.8.